Een mini-shoot organiseren kan een geweldige manier zijn om meer leads te verzamelen en jouw fotografiebedrijf een boost te geven!
Maar het vraagt ook om een goede voorbereiding.
Zelf heb ik meer dan twee jaar ervaring in het organiseren van mini-shoots, en heb ik veel ervaring opgedaan met het organiseren en uitvoeren van deze dagen. In deze blogpost deel ik alles waar je aan moet denken om jouw volgende mini-shoot succesvol te plannen. Let’s get shooting!
Achter de schermen voorbereidingen
Laten we beginnen met het stukje achter de schermen, want als dat goed geregeld is, verloopt de dag zelf een stuk makkelijker!
Locatie kiezen: De locatie van je mini-shoot is vaak een bron van inspiratie. Kies zorgvuldig en let erop of je toestemming nodig hebt, vooral bij buitenlocaties. Check bijvoorbeeld bij natuurmonumenten of er speciale vergunningen nodig zijn.
Datum prikken: Kies een datum ongeveer twee maanden van tevoren. Dit geeft je genoeg tijd om de tickets te verkopen. Plan je te kort van tevoren, dan hebben mensen vaak al afspraken. Plan je te ver vooruit, dan vergeten ze het misschien.
Financieel plaatje opstellen: Bepaal de kosten van de tickets en de tijdslots die je beschikbaar hebt. Zorg dat je weet hoeveel je minimaal moet verkopen om winst te maken. Dit kun je eenvoudig bijhouden in Excel of Google Sheets.
Draaiboek maken: Een draaiboek helpt je om overzicht te houden. Noteer alle stappen, van de voorbereiding tot de afwikkeling van de shoots. Vergeet ook niet de tijdslots te noteren en wanneer je een pauze inplant.
Aankooppagina maken: Maak het je klant makkelijk om vooraf te betalen en hun tijdslot te kiezen. Websites zoals Plug & Pay, Kennis Shop en Pixieset bieden handige opties. Zorg ervoor dat de factuur automatisch het geboekte tijdslot vermeldt.
Met welke websites kan je makkelijk een aankooppagina maken?
- Plug & Pay vanaf €9 per maand
- Kennis Shop vanaf €7.50 per maand
- Pixieset vanaf €7,21 per maand (pixieset heeft nu nieuwe features in hun shop module speciaal voor mini-shoots!) Alleen betalingen via Paypal, stripe of creditcard voor jouw klant.
Betalingen via Mollie: Mollie zorgt ervoor dat klanten makkelijk via iDEAL kunnen betalen. Dit verlaagt de drempel voor mensen om te boeken, omdat niet iedereen een PayPal-account of creditcard wil gebruiken.
Algemene voorwaarden up-to-date houden: Controleer of je voorwaarden aansluiten op je mini-shoots. Wat als een klant te laat komt? Of wat als een klant niet met je werkwijze matcht? Zorg dat je juridisch sterk staat, vooral als je dit vaker gaat doen.
Automatische mails versturen: Maak gebruik van e-mailsystemen zoals Mailblue of Mailerlite om automatisch alle benodigde informatie naar je klanten te sturen. Dit scheelt je enorm veel tijd en je hoeft alles maar één keer in te stellen.
Goede communicatie: Zorg dat je alle details duidelijk communiceert. Zet veelgestelde vragen en reviews op je verkooppagina en stuur een bevestiging met alle praktische informatie naar de klant. Op de dag zelf kun je zelfs een reminder sturen via WhatsApp of DM.
Planning: Zorg voor een gedetailleerde planning in je agenda. Blokkeer tijd voor de shootdag, maar ook voor het selecteren, bewerken en afleveren van de foto’s. Vergeet niet om tijd in te plannen voor klantreviews.
Voor de schermen: Promotie en verkoop
Nu je achter de schermen alles op orde hebt, is het tijd om je mini-shoots te promoten.
Contentplanning maken: Bedenk hoe vaak je per week gaat posten over de mini-shoots en maak een contentkalender. Post bijvoorbeeld drie keer per week op je Instagram Stories en laat zien wat klanten kunnen verwachten, hoeveel het kost en welke tijdslots al volgeboekt zijn.
Link in bio: Zorg dat de link naar je verkooppagina altijd in de bio van je social media staat. Hoe makkelijker mensen je kunnen vinden, hoe sneller je verkoopt.
Website updaten: Zet een link naar de verkooppagina ook op je website. Als je de mogelijkheid hebt, maak er een pop-up van. Dit zorgt ervoor dat iedereen die je website bezoekt, direct op de hoogte is van je aanbod.
Hoewel het lijkt alsof er veel komt kijken bij het organiseren van een mini-shoot, zie het niet als een eindeloze to-dolijst. Zodra je de basis goed hebt staan, wordt het steeds makkelijker om keer op keer succesvolle mini-shoots te organiseren.
Voel je je overweldigd? Geen zorgen! Ik heb de perfecte oplossing: de Mini-Shoot Kit.
De Mini-Shoot Kit
Met deze kit bespaar je tientallen uren aan voorbereiding en administratie. Wat krijg je?
- Een template voor een e-mailfunnel die je direct kunt implementeren in Mailblue.
- Een Finance It-template om precies te berekenen hoeveel je moet vragen voor je tickets.
- Een draaiboek-template voor een overzichtelijke shootdag.
- Een vragenlijst- en review template om alles strak te plannen en automatisch feedback te verzamelen.
- Een uitlegvideo waarin ik mijn Pixieset-workflow deel.
- Een behind-the-scenes video van een portretshoot met twee modellen.
De Mini-Shoot Kit kost slechts €59 en helpt je om jouw mini-shoots efficiënter en professioneler te organiseren. Bekijk het hier en bespaar jezelf veel tijd en stress.
Bedankt voor het lezen en veel plezier met het organiseren van jouw mini-shoot!
Reactie plaatsen
Reacties